Otevřít e-mail. Zkopírovat jméno. Najít zákazníka v tabulce. Přepsat telefon do CRM. Poslat potvrzení a nastavit si připomínku. Každý krok je krátký. Jenže se opakuje znovu a znovu.
Rutina není drahá proto, že je složitá. Je drahá proto, že se opakuje.
Začněte mapou pěti minut
Jeden týden si zapisujte práci, kterou děláte opakovaně a která pokaždé zabere dvě až patnáct minut. Nesledujte zatím velké projekty. Hledejte přepisování, dohledávání, kontrolování a připomínání.
- přepis kontaktu z formuláře do CRM,
- potvrzení přijaté poptávky,
- příprava stále podobné nabídky,
- hlídání, komu se má znovu zavolat,
- přepis faktury nebo přijatého dokladu,
- zjišťování aktuálního stavu zakázky.
Jednoduchý výpočet
Sto opakovaných úkonů týdně při průměrné délce šesti minut znamená deset hodin. Za měsíc je to přibližně jeden celý pracovní týden. Ne každý krok lze odstranit, ale velká část může vzniknout automaticky a člověk ji jen zkontroluje.
Automatizujte tok, ne jen jeden klik
Největší úspora nevznikne rychlejším kopírováním textu. Vznikne ve chvíli, kdy nový kontakt sám doputuje do CRM, dostane potvrzení, vytvoří úkol a připraví podklady pro obchodníka. Informace se zadá jednou a dál pokračuje spolu s prací.
První krok pro tento týden
Vyberte jediný proces, který se opakuje alespoň desetkrát týdně. Změřte jeho skutečný čas od začátku do konce. Právě tam bývá nejlepší místo pro první automatizaci.